Имущество перед проверкой: что успеть привести в порядок

На что обычно смотрят

Проверки бывают разные — внутренняя ревизия, аудит, инвентаризация перед годовой отчётностью, смена материально ответственного лица. Глубина у них разная, но вопрос по сути один: соответствуют ли учётные данные тому, что есть на самом деле, и подтверждено ли это документами.

Практически это разворачивается в три проверки. Первая — существует ли то, что числится: выборочно берут позиции из перечня и просят показать. Вторая — учтено ли то, что существует: наоборот, находят предмет и ищут его в учёте. Третья — есть ли основание у каждого движения: почему имущество оказалось в этом кабинете, у этого человека и почему списанное списано.

Какие расхождения дороже всего

Недостача — не самая тяжёлая находка. Она понятна, измерима и закрывается разбором. Дороже обходятся три другие ситуации.

Излишки. Найденное имущество, которого нет в учёте, поднимает неудобный вопрос: откуда оно и как давно тут стоит. Часто это техника, купленная в обход процедуры или не поставленная на учёт при получении.

Имущество без ответственного. Позиция числится за подразделением, а не за человеком. Формально всё в порядке, фактически спросить не с кого, и при недостаче взыскание становится невозможным.

Списанное, но существующее. Техника снята с учёта, а физически стоит в кабинете и используется. Это самое неприятное сочетание: и учёт неверен, и объяснить сложно.

Что успеть за две недели

Полностью навести порядок за две недели нельзя, но снять большую часть вопросов — реально. Порядок по убыванию отдачи.

Сверить выборку, а не всё. Возьмите самые дорогие позиции и те группы, где больше всего движений за год. Именно там концентрируются расхождения, и именно их проверяют в первую очередь.

Закрыть висящие передачи. Имущество, выданное и не возвращённое, и позиции за уволившимися сотрудниками — оформить или списать. Это самая частая находка и самая простая в устранении.

Проверить, что списанное отсутствует физически. Обход мест хранения списанного занимает полдня и снимает целый класс вопросов.

Промаркировать неотмаркированное. Хотя бы дорогие позиции. Предмет без инвентарного номера нельзя однозначно сопоставить с записью, и любая сверка по нему становится предметом спора.

Комплект документов

Набор небольшой и почти всегда один и тот же. Основание для закрепления — договоры о материальной ответственности и акты приёма-передачи по каждому держателю. Основание для движения — документы на перемещение между подразделениями. Основание для выбытия — акты списания с указанием причины. И результат последней инвентаризации: опись и ведомость расхождений с подписями комиссии.

Формы описи, ведомости и акта на списание разобраны отдельно: акт инвентаризации, ведомость расхождений, акт на списание. О закреплении за людьми — учёт по МОЛ.

Чего сделать не получится

Восстановить историю задним числом. Если перемещения год не фиксировались, честного журнала движений за этот год не появится, и попытка его нарисовать создаёт больше проблем, чем решает.

Здесь работает простое правило: расхождение, найденное и оформленное вами до проверки, — рабочий момент; то же расхождение, найденное проверяющим, — нарушение. Поэтому выгоднее зафиксировать недостачу самим, чем надеяться, что до этой позиции не дойдут.

Что сделать после, чтобы не повторялось

Аврал перед проверкой — следствие того, что учёт ведётся не постоянно, а к дате. Разорвать этот круг помогают три вещи, и ни одна не требует большого бюджета.

Первое — маркировка: пока предметы не различимы по номерам, любая сверка остаётся приблизительной. Второе — фиксация движений в момент передачи, а не при разборе. Третье — короткие выборочные пересчёты раз в квартал вместо одного большого в конце года: расхождения находятся, пока их ещё можно объяснить.

Как выстроить такой учёт — на странице учёт имущества предприятия. Если сейчас всё в таблице, начните с разбора учёт имущества в Excel, а порядок самого пересчёта — в статье как провести инвентаризацию.