Как провести инвентаризацию основных средств

Что такое инвентаризация ОС

Инвентаризация основных средств — это сверка фактического наличия объектов с данными учёта. Цель — убедиться, что всё имущество на месте, закреплено за ответственными лицами и отражено в бухгалтерии в правильной стоимости и состоянии.

В Казахстане периодичность и порядок инвентаризации организация закрепляет в учётной политике с учётом требований законодательства о бухгалтерском учёте. Формы документов и маркировка в РК свои — формы РФ дословно не применяются.

Когда её проводят

• ежегодно перед составлением годовой отчётности;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• при выявлении фактов хищения или порчи;
• после чрезвычайных ситуаций;
• при реорганизации или ликвидации.

Подготовка

До начала пересчёта важно навести порядок в исходных данных, иначе расхождения будут «бумажными».

• назначить инвентаризационную комиссию приказом;
• выгрузить актуальный перечень ОС с привязкой к МОЛ и местам;
• проверить, что объекты промаркированы инвентарными номерами;
• определить зоны и график обхода.

Если объекты не промаркированы или номера стёрты, имеет смысл сначала настроить учёт основных средств с маркировкой штрихкодом или RFID.

Этапы проведения

1. Сверка по местам. Комиссия обходит помещения и фиксирует фактическое наличие.
2. Сканирование. Каждый объект сканируется по штрихкоду или RFID — система сразу показывает карточку и МОЛ.
3. Сличение. Факт автоматически сопоставляется с учётом: излишки, недостача, пересортица.
4. Ведомость расхождений. Формируется документ с отклонениями для разбора.
5. Оформление результатов. Расхождения отражаются в учёте, по недостачам разбираются причины.

Подробно про скоростную сверку — в материале инвентаризация основных средств.

Частые ошибки

• пересчёт по бумажным ведомостям и ручное сведение в Excel;
• нет маркировки — невозможно однозначно идентифицировать объект;
• не закреплены МОЛ, непонятно, с кого спрашивать;
• устаревший перечень ОС на старте.

Что успеть за месяц: по неделям

Инвентаризация проваливается не в день пересчёта, а до него. Ниже — порядок, который разводит подготовку по неделям, чтобы последняя не превратилась в аврал.

Если имущество ведётся в таблице, отдельно закладывайте время на чистку данных — разбор в статье учёт имущества в Excel.

Как ускорить инвентаризацию

Главный ускоритель — переход с бумаги на мобильную сверку. Сотрудник сканирует метку телефоном или ТСД, а система сама сличает факт с базой и готовит ведомость расхождений. С RFID можно считывать сотни объектов в час.

Что выбрать для маркировки — штрихкод или RFID — разбираем в отдельной статье: штрихкод или RFID для инвентаризации.

Шаблоны документов смотрите в разделе бланков: акт инвентаризации и ведомость расхождений.

Отдельно про имущество, которое ведёт административно-хозяйственный отдел — мебель, оргтехнику и хозяйственный инвентарь: учёт имущества в АХО.

Если впереди ревизия или аудит — что успеть привести в порядок и какие расхождения обходятся дороже всего: имущество перед проверкой.

Читайте также: Инвентаризация основных средств в 1С: подготовка базы и сверка.