Как провести инвентаризацию основных средств
Пошаговый порядок инвентаризации основных средств в Казахстане: подготовка, этапы, частые ошибки и как ускорить сверку с помощью штрихкода и RFID.
Что такое инвентаризация ОС
Инвентаризация основных средств — это сверка фактического наличия объектов с данными учёта. Цель — убедиться, что всё имущество на месте, закреплено за ответственными лицами и отражено в бухгалтерии в правильной стоимости и состоянии.
В Казахстане периодичность и порядок инвентаризации организация закрепляет в учётной политике с учётом требований законодательства о бухгалтерском учёте. Формы документов и маркировка в РК свои — формы РФ дословно не применяются.
Когда её проводят
- ежегодно перед составлением годовой отчётности;
- при смене материально ответственного лица (МОЛ);
- при выявлении фактов хищения или порчи;
- после чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации.
Подготовка
До начала пересчёта важно навести порядок в исходных данных, иначе расхождения будут «бумажными».
- назначить инвентаризационную комиссию приказом;
- выгрузить актуальный перечень ОС с привязкой к МОЛ и местам;
- проверить, что объекты промаркированы инвентарными номерами;
- определить зоны и график обхода.
Если объекты не промаркированы или номера стёрты, имеет смысл сначала настроить учёт основных средств с маркировкой штрихкодом или RFID.
Этапы проведения
- Сверка по местам. Комиссия обходит помещения и фиксирует фактическое наличие.
- Сканирование. Каждый объект сканируется по штрихкоду или RFID — система сразу показывает карточку и МОЛ.
- Сличение. Факт автоматически сопоставляется с учётом: излишки, недостача, пересортица.
- Ведомость расхождений. Формируется документ с отклонениями для разбора.
- Оформление результатов. Расхождения отражаются в учёте, по недостачам разбираются причины.
Подробно про скоростную сверку — в материале инвентаризация основных средств.
Частые ошибки
- пересчёт по бумажным ведомостям и ручное сведение в Excel;
- нет маркировки — невозможно однозначно идентифицировать объект;
- не закреплены МОЛ, непонятно, с кого спрашивать;
- устаревший перечень ОС на старте.
Как ускорить инвентаризацию
Главный ускоритель — переход с бумаги на мобильную сверку. Сотрудник сканирует метку телефоном или ТСД, а система сама сличает факт с базой и готовит ведомость расхождений. С RFID можно считывать сотни объектов в час.
Что выбрать для маркировки — штрихкод или RFID — разбираем в отдельной статье: штрихкод или RFID для инвентаризации.
Шаблоны документов смотрите в разделе бланков: акт инвентаризации и ведомость расхождений.