Как провести инвентаризацию основных средств
Как проходит инвентаризация основных средств в Казахстане: порядок проведения, подготовка, этапы, частые ошибки и как ускорить сверку по штрихкоду и RFID.
Что такое инвентаризация ОС
Инвентаризация основных средств — это сверка фактического наличия объектов с данными учёта. Цель — убедиться, что всё имущество на месте, закреплено за ответственными лицами и отражено в бухгалтерии в правильной стоимости и состоянии.
В Казахстане периодичность и порядок инвентаризации организация закрепляет в учётной политике с учётом требований законодательства о бухгалтерском учёте. Формы документов и маркировка в РК свои — формы РФ дословно не применяются.
Когда её проводят
- ежегодно перед составлением годовой отчётности;
- при смене материально ответственного лица (МОЛ);
- при выявлении фактов хищения или порчи;
- после чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации.
Подготовка
До начала пересчёта важно навести порядок в исходных данных, иначе расхождения будут «бумажными».
- назначить инвентаризационную комиссию приказом;
- выгрузить актуальный перечень ОС с привязкой к МОЛ и местам;
- проверить, что объекты промаркированы инвентарными номерами;
- определить зоны и график обхода.
Если объекты не промаркированы или номера стёрты, имеет смысл сначала настроить учёт основных средств с маркировкой штрихкодом или RFID.
Этапы проведения
- Сверка по местам. Комиссия обходит помещения и фиксирует фактическое наличие.
- Сканирование. Каждый объект сканируется по штрихкоду или RFID — система сразу показывает карточку и МОЛ.
- Сличение. Факт автоматически сопоставляется с учётом: излишки, недостача, пересортица.
- Ведомость расхождений. Формируется документ с отклонениями для разбора.
- Оформление результатов. Расхождения отражаются в учёте, по недостачам разбираются причины.
Подробно про скоростную сверку — в материале инвентаризация основных средств.
Частые ошибки
- пересчёт по бумажным ведомостям и ручное сведение в Excel;
- нет маркировки — невозможно однозначно идентифицировать объект;
- не закреплены МОЛ, непонятно, с кого спрашивать;
- устаревший перечень ОС на старте.
Что успеть за месяц: по неделям
Инвентаризация проваливается не в день пересчёта, а до него. Ниже — порядок, который разводит подготовку по неделям, чтобы последняя не превратилась в аврал.
| Когда | Что сделать | Что будет, если пропустить |
|---|---|---|
| За 4 недели | Издать приказ, утвердить состав комиссии и сроки, выгрузить учётные данные | Комиссию собирают в последний день, состав не соответствует приказу |
| За 3 недели | Сверить перечень с реальностью на выборке, привести наименования к единому виду | Половина расхождений окажется ошибками справочника, а не недостачей |
| За 2 недели | Промаркировать немаркированное, проверить читаемость старых этикеток | Комиссия тратит время на переписывание серийных номеров вручную |
| За неделю | Закрыть перемещения, предупредить материально ответственных, подготовить бланки или устройства | Во время пересчёта имущество продолжает двигаться, итог не сходится |
| В день пересчёта | Считать по локациям целиком, а не выборочно; расхождения фиксировать сразу | Разбирать расхождения приходится по памяти через неделю |
Если имущество ведётся в таблице, отдельно закладывайте время на чистку данных — разбор в статье учёт имущества в Excel.
Как ускорить инвентаризацию
Главный ускоритель — переход с бумаги на мобильную сверку. Сотрудник сканирует метку телефоном или ТСД, а система сама сличает факт с базой и готовит ведомость расхождений. С RFID можно считывать сотни объектов в час.
Что выбрать для маркировки — штрихкод или RFID — разбираем в отдельной статье: штрихкод или RFID для инвентаризации.
Шаблоны документов смотрите в разделе бланков: акт инвентаризации и ведомость расхождений.
Отдельно про имущество, которое ведёт административно-хозяйственный отдел — мебель, оргтехнику и хозяйственный инвентарь: учёт имущества в АХО.
Если впереди ревизия или аудит — что успеть привести в порядок и какие расхождения обходятся дороже всего: имущество перед проверкой.