Приёмка товара с помощью ТСД по штрихкоду: пошагово

Почему бумажная приёмка подводит

На многих складах приёмка до сих пор выглядит так: кладовщик пересчитывает коробки, отмечает количество ручкой в накладной, а потом кто-то переносит эти данные в 1С. Схема знакомая, но у неё три слабых места.

• Пересорт. Похожие позиции с разными артикулами легко перепутать на глаз. Ошибка всплывает позже — при сборке заказа или на инвентаризации.
• Недовложение и излишки. Если количество сверяют с накладной «на слух», расхождение в одну-две единицы проходит незамеченным, и претензию поставщику уже не предъявить.
• Ручной перенос в 1С. Одну и ту же поставку вводят дважды: сначала на бумаге, потом в базе. Это ещё одна точка ошибок — опечатка в количестве или не та строка номенклатуры.

Приёмка товара с помощью ТСД убирает промежуточную бумагу. Товар определяется по штрихкоду, а не по названию, количество фиксируется сразу, и в 1С попадает то, что реально пришло на склад.

Что нужно для приёмки с ТСД

• Терминал сбора данных. Нужен ТСД со встроенным сканером: он читает код быстрее и надёжнее камеры телефона. Если на складе есть маркированный товар, сканер должен читать двумерные коды. Модели — в каталоге ТСД.
• Штрихкоды в карточках товаров. Сканировать бесполезно, если код не привязан к номенклатуре в 1С. Перед запуском проверьте, что у ходовых позиций штрихкоды заведены и не повторяются на разных товарах.
• Программа на ТСД. Сам терминал ничего не знает о вашей номенклатуре и не передаёт данные в 1С — это делает приложение.
• 1С с доступом для обмена. Приложение подключается к базе напрямую через веб-сервис или через обмен файлами. Пользователю, под которым идёт обмен, нужны права на создание документов поступления.

Заранее договоритесь, чем принимаете — штуками, упаковками или коробками: путаница единиц измерения быстро даёт расхождения.

Приёмка по документу-основанию

Если поставка заранее оформлена в 1С — например, есть заказ поставщику или входящий документ, — приёмку удобно вести по нему. Порядок такой:

1. Кладовщик выбирает на ТСД операцию «Приёмка», склад и документ-основание из 1С.
2. Сканирует штрихкод на упаковке. Код можно считать аппаратной кнопкой, камерой или ввести вручную, если этикетка повреждена.
3. Проверяет, что найден нужный товар, и указывает количество. Если в коробке 50 одинаковых единиц, количество вводится вручную — не нужно сканировать одну и ту же коробку пятьдесят раз.
4. Повторяет для каждой позиции поставки.
5. Нажимает «Завершить». Результат уходит в 1С.

Главное правило: на терминале фиксируется факт, а не копия накладной. Кладовщик сканирует то, что лежит перед ним, а сравнение с документом поставщика делает ответственный в 1С.

Приёмка по факту, без задания

Документа-основания может не быть: поставщик привёз товар без предупреждения или накладная придёт позже. Тогда приёмка идёт по факту. Кладовщик выбирает склад, сканирует всё, что пришло, указывает количество и завершает операцию. В 1С появляется документ с фактическим товаром, а реквизиты поставки — контрагента, цены, договор — бухгалтер заполняет при проверке.

Черновик в EAMForge Склад пишется в память устройства при каждом скане. Если батарея разрядилась посреди большой поставки или терминал перезагрузился, отсканированное не пропадает: приёмку можно продолжить с того же места.

Если в зоне приёмки пропал Wi-Fi, кладовщик продолжает работать: поиск и сканирование идут из локального кэша, завершённая операция встаёт в очередь и уходит в 1С при появлении связи. Повторная отправка документ не задваивает.

Расхождения, неизвестный код и бой

Расхождения — нормальная часть приёмки. Важно не подгонять факт под накладную, а сохранить его и разобраться потом.

Недопоставка или излишек. Кладовщик вводит то количество, которое реально принял. К строке можно добавить комментарий или причину расхождения, если администратор включил такую возможность. Решение — принять излишек, оформить претензию, ждать допоставку — принимает ответственный в 1С.

Неизвестный штрихкод. Код не найден в базе — значит, товар новый или код не был привязан. Есть два пути. Если товар уже есть в 1С, новый штрихкод можно привязать к существующей карточке. Если товара нет, сотрудник с соответствующим правом создаёт товар-кандидат, а ответственный затем проверяет и дополняет карточку в 1С. Приёмка при этом не останавливается.

Бой и повреждённая упаковка. К строке операции можно приложить фотографию и комментарий, например «бой упаковки». Фото уходит в 1С вместе с операцией — это фиксация для разговора с поставщиком или перевозчиком, а не устное «там что-то было мятое».

Маркированный товар и DataMatrix

Маркированный товар принимают не по обычному штрихкоду, а по коду DataMatrix: у каждой единицы он свой. Для этого нужен ТСД с 2D-сканером — лазерный сканер для линейных штрихкодов двумерный код не прочитает. Подробнее о выборе терминала — на странице ТСД для маркировки DataMatrix.

Приложение распознаёт GS1 DataMatrix и извлекает из него GTIN, по которому находит товар. Для маркированного товара принимается только код DataMatrix, а один и тот же код нельзя отсканировать дважды — это защищает от случайного двойного учёта одной пачки.

Какой документ появляется в 1С

Приёмка на терминале создаёт в 1С черновик документа поступления с фактическим товаром и количеством. Отдельной складской базы нет: результат записывается в вашу 1С, остатки ведутся в одном месте. Точный тип документа зависит от конфигурации и настроек, поэтому перед запуском маппинг проверяется на базе клиента. Приложение проверено на «Бухгалтерии для Казахстана», «Бухгалтерии предприятия» и «Управлении торговлей».

Почему черновик, а не сразу проведённый документ? Кладовщик отвечает за товар и количество, а бухгалтер — за контрагента, цены, счета и основание. Черновик даёт бухгалтеру проверить документ перед проведением, и ошибка склада не попадает в учёт автоматически. Проведение с терминала можно включить для отдельных операций, когда процесс отлажен.

Как приёмка вписывается в остальные складские операции — отгрузку, перемещение, инвентаризацию, — описано на странице складского учёта в 1С с помощью ТСД.

С чего начать

Не пытайтесь автоматизировать весь склад за один день. Рабочая последовательность такая:

1. Демонстрация на вашей базе. Смотрим, как приёмка ложится в вашу конфигурацию 1С, и выбираем способ подключения.
2. Подключение к 1С. Ставим расширение или настраиваем обмен файлами, заводим пользователей ТСД и права.
3. Настройка терминала. Подключаем ТСД по QR-коду, настраиваем профиль сканера и набор операций.
4. Пилот на одном участке. Берём реальные поставки, смотрим на расхождения и дорабатываем настройки.
5. Обучение кладовщиков и подключение остальных операций и терминалов.

На пилоте проверяйте, что происходит при ошибке: не тот товар, код без карточки, пропала связь посреди поставки.

Честно об ограничениях. EAMForge Склад — не WMS: адресного хранения по ячейкам и маршрутов размещения в нём нет. Полноценного учёта партий и сроков годности тоже нет; серии поддержаны только в «Управлении торговлей» при настроенном учёте серий. Если для вас это критично, скажем об этом на демонстрации.

Терминалы — Android 7.1 или новее, проверено на Zebra TC20 и Honeywell EDA52; совместимость других моделей проверяем до покупки. Лицензия — 100 000 ₸ за 1 ТСД, бессрочно, установка и настройка рассчитываются отдельно. Подробнее — на странице EAMForge Склад для 1С.

Частые вопросы

Можно ли принимать товар без штрихкода?

Можно ввести код вручную или привязать новый штрихкод к товару прямо на ТСД. Но если у значительной части товара нет кодов, сначала стоит решить вопрос с этикетками — иначе приёмка превратится в ручной ввод на маленьком экране.

Могут ли принимать несколько кладовщиков одновременно?

Да, каждый работает со своего ТСД под своей учётной записью, роли и права настраиваются в 1С. Если у вас Базовая 1С и прямое подключение, учтите, что она допускает только один сеанс; для нескольких терминалов обычно подходит обмен файлами.

Чем приёмка по штрихкоду в 1С отличается от инвентаризации?

Приёмка оформляет поступление нового товара, а инвентаризация сверяет остатки с учётом и в 1С остаётся только описью. Как проходит пересчёт, разобрано в статье инвентаризация склада в 1С.