Как списать ТМЦ, товары и основные средства
Списание ТМЦ, товаров и основных средств в Казахстане: основания, чем отличается списание товара от списания ОС, порядок оформления документов и роль инвентаризации.
Основания для списания
Списание — это документальное оформление выбытия объекта, который больше не используется и не приносит выгоды. Типичные основания:
- физический износ, эксплуатация невозможна или нецелесообразна;
- моральное устаревание;
- поломка или повреждение без возможности ремонта;
- недостача или порча по результатам инвентаризации;
- продажа или передача объекта.
Чем ОС отличается от ТМЦ
Основные средства — это долгосрочные объекты (оборудование, техника, мебель), которые служат больше года. ТМЦ — материалы и расходники с массовым движением. Подход к списанию разный: для ОС важна остаточная стоимость и комиссия, для ТМЦ — нормы расхода и акты.
Навести порядок в материалах помогает учёт ТМЦ, а в долгосрочных объектах — учёт основных средств.
Порядок оформления
- объект выявляется как подлежащий списанию (инвентаризация или служебная записка);
- комиссия оценивает состояние и причину выбытия;
- оформляется акт на списание по форме, принятой в учётной политике;
- выбытие проводится в учёте, годные узлы и материалы приходуются.
Детальнее про ОС — на странице списание основных средств.
Документы
В Казахстане формы документов организация утверждает в учётной политике с учётом требований законодательства РК; российские формы (ОС-4 и подобные) дословно не применяются. Структуру акта смотрите в бланке: акт на списание.
Роль инвентаризации
Большинство проблем при списании — из-за «грязного» учёта. Регулярная инвентаризация выявляет неиспользуемые и утраченные объекты, а карточка с историей эксплуатации делает списание обоснованным.
Списание товаров со склада
Списание товара отличается от списания основного средства и по основанию, и по документам. Товар — оборотный актив: его списывают при продаже, порче, бое, истечении срока годности, недостаче по итогам инвентаризации или при передаче в производство. Основное средство списывают один раз, когда объект физически или морально изношен и дальше не используется.
На складе списание товаров чаще всего возникает по трём поводам. Недостача после инвентаризации — расхождение факта с учётом, которое закрывается ведомостью расхождений и решением по каждой позиции. Порча и бой — товар физически непригоден, оформляется акт с указанием причины и виновного, если он установлен. Истечение срока годности — позиции выводятся из оборота до того, как попадут покупателю.
Ручное списание товара — источник расхождений: пока акт дойдёт до учётной системы, остатки уже не совпадают. Когда склад работает по штрихкоду, кладовщик отмечает списание прямо на ТСД в момент операции: сканирует позицию, указывает количество и причину, документ уходит в 1С сразу. Остатки остаются достоверными, а по причинам списания за период видно, где именно теряются деньги.
Отдельно про имущество, которое ведёт административно-хозяйственный отдел — мебель, оргтехнику и хозяйственный инвентарь: учёт имущества в АХО.